BAINDONESIA.CO – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) melakukan langkah strategis dengan memusnahkan arsip lama dari tahun 2005 hingga 2011.
Langkah ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan menciptakan ruang kerja yang lebih optimal.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim Rasman Rading menjelaskan bahwa arsip yang tidak lagi relevan hanya akan menjadi beban.
Oleh karena itu, kata dia, pemusnahan arsip lama dianggap sebagai langkah tepat untuk mendukung produktivitas kerja.
“Daripada arsip yang tidak diperlukan hanya menumpuk, kita lakukan pemusnahan untuk mengoptimalkan ruang kerja,” ucapnya pada Jumat (8/11/2024).
Ia mengungkapkan bahwa Dispora Kaltim tidak hanya berhenti pada pemusnahan dokumen, tetapi juga menekankan pentingnya digitalisasi arsip sebagai solusi jangka panjang.
Pasalnya, transformasi digital ini diharapkan mampu mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan mempermudah pengelolaan informasi.
“Ke depan, kita akan lebih mengutamakan digitalisasi arsip. Ini penting agar dokumen yang kita butuhkan tidak hilang begitu saja,” jelasnya.
Rasman menambahkan, digitalisasi juga bertujuan untuk meningkatkan keamanan data, efisiensi waktu, dan aksesibilitas arsip, terutama dalam mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data.
Ada pun, proses pemusnahan dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan hanya mencakup dokumen yang dinilai sudah tidak relevan untuk kebutuhan administrasi.
Langkah ini tidak hanya membantu mengosongkan ruang fisik, tetapi juga menciptakan sistem arsip yang lebih modern dan terstruktur.
Dia melihat, transformasi digital sebagai bagian penting dari upaya modernisasi pemerintahan.
Ia berharap, inisiatif ini dapat menjadi dasar bagi pengelolaan dokumen yang lebih baik di masa depan.
“Dengan tidak menyimpan sesuatu yang sudah tidak dibutuhkan, kita bisa bekerja lebih efisien dan berfokus pada hal-hal yang lebih penting,” tutupnya. (Adv/her/jt)
